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Office and Workplace Manager

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Date: Apr 10, 2024

Location: Leipzig, DE

Company: Zalaris HR Services AS

Reference No: 2302
Office Type: Office 

 

 

Karrierebooster mit Zalaris

Zalaris ist ein schnell wachsender, weltweit führender Anbieter von HR-Technologie und Gehaltsabrechnungslösungen. Wir bieten ein internationales Umfeld, in dem Du mit uns wachsen kannst, und fördern offene Kommunikation sowie kreatives Denken durch kurze Entscheidungswege.

Unsere Kultur basiert auf Werten, die vom nordischen Arbeitsethos inspiriert sind: Everyone matters, Aiming high und Team spirit. Wir setzen uns dafür ein, ein vielfältiges, integratives und authentisches Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Einzigartigkeit jedes Mitarbeiters wertgeschätzt wird.

Wir bieten Dir ein attraktives und faires Gehaltspaket sowie zusätzliche Benefits, wie betriebliche Altersvorsorge, Wellbeing- und Sport-Programme. Außerdem geben wir Dir die nötige Flexibilität, damit Work und Life in Balance sind.

Deine Aufgaben

Office and Workplace Management:

  • Organisation von Meetings und Firmenveranstaltungen (z.B. Kick-Off-Meetings, Firmenfeste, Teamevents und Trainings)
  • Verwaltung der Firmenstandorte in Leipzig, Henstedt-Ulzburg, Walldorf / Frankfurt
  • Kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Standards und Abläufen
  • Bearbeitung des Infopostfachs
  • Kommunikation von wichtigen Informationen an Mitarbeitende und Kunden
  • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Management von behördlichen Vorgaben (z.B. Handelsregister-/Gewerbemeldungen) in Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten und Notaren
  • Prüfung und Freigabe von Rechnungen in SAP sowie Zusammenarbeit mit Finance
  • Unterstützung der unterschiedlichen Abteilungen
  • Verwaltung von Reiseportalen, Unterstützung bei Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial
  • Organisation von Geschenken und Aufmerksamkeiten für Mitarbeitende zu besonderen Ereignissen

Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit für alle drei Standorte:

  • Strategische und operative Verantwortung für den Arbeitsschutz und die Arbeitssicherheit an allen Unternehmensstandorten
  • Enge Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister
  • Organisation und Durchführung von Standortbegehungen und ASA-Sitzungen, verantwortlich für Mängelbehebungen nach Begehungen
  • Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung und die Erstellung von Maßnahmenplänen
  • Identifizierung und Bestellung von Ersthelfern, Brandschutzhelfern und Sicherheitsbeauftragten
  • Überwachung der Pflicht-Vorsorgeuntersuchungen und Angebotsuntersuchungen der Mitarbeiter
  • Dokumentation aller relevanten Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsmaßnahmen
  • Ansprechpartner bei Arbeitsunfällen und Einleitung der erforderlichen Schritte

Dein Profil

  • Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management in einem internationalen Umfeld
  • Sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, sehr gute Deutsch- und Englisch-Kenntnisse
  • Hohes Maß an Selbstorganisation und Eigeninitiative, Hands-On Mentalität
  • Verhandlungsgeschick
  • Flexibel, positiv, team- und serviceorientiert, zuverlässig und verschwiegen

Bereit, Teil unseres Teams zu werden? Zeige uns, was Du kannst, und werde Teil einer lebendigen, kollaborativen Gemeinschaft von Tech-HR- und Payroll-Expertinnen und -Experten, die sich Wachstum und Innovation verschrieben haben. #TeamZalaris

 

 

Zalaris ist bestrebt, einen vielfältigen, integrativen und authentischen Arbeitsplatz zu schaffen. Wir sind ein Arbeitgeber der Gleichberechtigung, der keine Diskriminierung duldet. Wir gewährleisten Gleichberechtigung für alle Bewerber, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Veteranenstatus oder anderen gesetzlich geschützten Merkmalen. Die Mitarbeiter von Zalaris haben unterschiedliche Hintergründe, Kulturen und Lebensumstände, und darauf sind wir stolz.

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