Create Alert
Apply now »

Job Title:  Sales Admin & Compliance Specialist

Location: 

Gdynia, PL

Reference No: 3215

Office Type: Office 

Elevate Your Career with Zalaris

Zalaris is a rapidly expanding global leader in Tech HR and payroll solutions.

We’re big enough for you to grow and be a part of an international environment but small enough for you to be visible and truly make a difference.

We foster open communication and short decision-making paths that encourage creative and innovative thinking.

Zalaris’ culture is rooted in values inspired by Nordic working ethos: everyone matters, aiming high and team spirit. We’re committed to building a diverse, inclusive, and authentic workplace where everyone brings their own uniqueness. Zalaris’ employees come from different backgrounds, cultures, and walks of life, and we are proud of it.

Opis stanowiska

Szukamy doświadczonej osoby zlokalizowanej w Trójmieście lub okolicach, która wesprze zespół sprzedaży w realizacji procesów sprzedażowych, dbając o jakość, spójność oraz zgodność ofert i umów z obowiązującymi standardami i procedurami. 

Na tym stanowisku będziesz odpowiedzialny/a za przygotowywanie ofert handlowych i przetargowych, zarządzanie kompletnością dokumentacji, zapewnianie zgodności ofert z procedurami oraz standardami (compliance) oraz nadzorowanie narzędzi sprzedażowych i centralnych repozytoriów umów i danych. 

Główne obszary odpowiedzialności

Nadzór i koordynacja procesów związanych z umowami i ofertami: 

  • Koordynacja wszystkich umów i ofert firmy, zapewniająca ich zgodność z wymaganiami klientów i procedurami wewnętrznymi. 
  • Udział w procesie tworzenia, negocjowania i zatwierdzania umów z klientami oraz dostawcami. 
  • Przygotowywanie oraz aktualizacja ofert handlowych we współpracy z zespołem sprzedaży i delivery. 
  • Weryfikacja dokumentacji przetargowej (RFI/RFQ/RFP) oraz umów pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami klienta oraz standardami formalno-prawnymi. 

Zarządzanie repozytoriami dokumentów i danych: 

  • Prowadzenie centralnego repozytorium umów. 
  • Tworzenie i utrzymywanie bazy danych wspierającej proces ofertowania. 
  • Zarządzanie dokumentacją sprzedażową. 

Administracja i compliance: 

  • Obsługa i rozwój CRM - HubSpot, w tym utrzymanie danych, raportowanie oraz tworzenie dashboardów. 
  • Współpraca z zespołem Key Account Management w zakresie przestrzegania i rozwoju procesów sprzedażowych. 
  • Wykonywanie i weryfikacja tłumaczeń dokumentów z/na polski - angielski, przy użyciu dostępnych narzędzi. 
  • Utrzymywanie oraz aktualizacja platformy SharePoint (Zalaris Polska oraz Poland Customers & Partners). 

Aktualizacja wiedzy produktowej: 

  • Systematyczne poszerzanie wiedzy na temat produktów Zalaris oraz rozwiązań SAP, aby wspierać procesy sprzedażowe i ofertowe.Shape 

Kluczowe wymagania i doświadczenie

  • Zlokalizowanie w Trójmieście lub okolicach.
  • Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku Sales Administrator, Sales Support lub innym o zbliżonym charakterze.
  • Biegła znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2, idealnie C1.
  • Biegła znajomość języka polskiego na pozomie C2 lub native.
  • Doświadczenie w pracy z ofertowaniem i umowami klienta publicznego.
  • Praktyczna znajomość systemów CRM (mile widziane doświadczenie w pracy z HubSpot).
  • Doświadczenie w pracy z SharePoint (zarządzanie dokumentami, repozytoria).
  • Praktyka w przygotowywaniu ofert handlowych oraz dokumentacji przetargowej, w tym doświadczenie  
    w procesach RFI/RFQ/RFP.
  • Doświadczenie w pracy z umowami (klientów i dostawców), w tym weryfikacja zapisów pod względem zgodności formalno-prawnej (compliance).
  • Umiejętność zarządzania repozytoriami dokumentów oraz dbania o spójność danych.
  • Samodzielność i dojrzałość zawodowa w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań. 
  • Umiejętność myślenia procesowego i systemowego. 
  • Odpowiedzialność i proaktywne podejście do realizacji zadań (ownership). 
  • Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność zarządzania czasem i priorytetami. 
  • Wysoka dokładność i dbałość o szczegóły. 
  • Dobra komunikacja i umiejętność współpracy z wewnętrznymi zespołami. 

Co oferujemy

  • Wynagrodzenie dopasowane do doświadczenia – od 7.000 do 9.000 PLN brutto. 
  • Kompleksowy proces onboardingu oraz wsparcie doświadczonego mentora. 
  • Wygodne, przyjazne i w pełni wyposażone miejsce pracy w biurze w Gdyni, z opcją sytemu hybrydowego po okresie wdrożenia - minimum 3-6 mies.
  • Umowa o pracę z atrakcyjnymi benefitami (pakiet medyczny, ubezpieczenie grupowe, świadczenie urlopowe, dofinansowanie do Multi Sport, korzystne warunki programu Multi Life, dofinansowanie do kursów angielskiego lub niemieckiego w profesjonalnej szkole językowej)
  • Możliwość rozwoju zawodowego
  • Przyjazne środowisko pracy w stabilnej, międzynarodowej organizacji będącej globalnym partnerem SAP na poziomie Gold, dostarczającej rozwiązania HR i Payroll najwyższej klasy.
  • Kultura organizacyjna oparta na wsparciu i współpracy, skupiająca się na innowacjach oraz sukcesie klienta. 

 

#LI-DNI

#LI-DNP

Ready to become part of our team? Join us at Zalaris and be a part of a vibrant, collaborative community of Tech HR and payroll experts dedicated to grow and innovate. #team Zalaris

Apply now »